Les renseignements suivants sont destinés à ceux et celles qui comparaissent devant un comité parlementaire de la Chambre des communes.

La Chambre des communes a créé des comités qui s’acquittent d’une part considérable du travail parlementaire. Un comité est un groupe de travail composé d’un nombre restreint de députés chargé, au nom de la Chambre, de l’étude de projets de loi et de l’examen de questions relevant de ses compétences.

Afin de recueillir l’information pertinente à leurs études en cours, les comités invitent régulièrement des citoyens, des spécialistes, des organismes, des fonctionnaires et des ministres à comparaître (témoigner) devant eux. Ces consultations permettent aux témoins de développer et de clarifier leur point de vue, souvent présenté dans un mémoire écrit, tout en donnant l’opportunité aux députés de poser des questions.

La consultation de témoins est généralement tenue en public, bien que les comités puissent entendre, si les circonstances le justifient, des témoignages en privé (à huis clos).

Les comités déterminent les témoins qu’ils souhaitent entendre et ce choix est généralement fait en fonction de la nature de l’étude et du temps à leur disposition.

Le greffier d’un comité communique avec les témoins sélectionnés afin d’établir la date, l’heure et le lieu de la réunion. Un formulaire de confirmation est envoyé et les témoins doivent confirmer le nom et le titre des personnes qui comparaîtront devant le comité le plus rapidement possible.

Un organisme témoignant devant un comité détermine généralement qui les représentera. Il arrive toutefois que les comités souhaitent entendre des individus ou des titulaires de charge spécifiques. Tout organisme devrait s’assurer que ses représentants possèdent les connaissances et l’expertise requises pour répondre aux questions des députés.

Enfin, ceux qui refusent une invitation d’un comité peuvent être assignés à comparaître si le comité juge que les circonstances l’exigent.

Tous les édifices du Parlement ainsi que les salles de comité sont accessibles pour les personnes handicapées. On recommande aux témoins qui ont des besoins particuliers en termes d’équipement d’en informer le greffier du comité.

Lors de leur comparution, les témoins peuvent utiliser différents outils pour faciliter la présentation de leur déclaration d’ouverture (notes manuscrites ou imprimées, PowerPoint). Ainsi, sur demande, ils peuvent faire leur présentation à l’aide d’équipement audiovisuel (ordinateurs portatifs de la Chambre des communes fonctionnant avec Microsoft Windows, avec prise audio ou non et branchés à Internet ou non, écrans, projecteurs).  Ils doivent alors en aviser le greffier du comité lors de la confirmation de leur comparution ou au plus tard cinq (5) jours avant leur comparution.  Le greffier du comité pourra leur communiquer les lignes directrices à ce sujet.

Un mémoire est l’occasion de présenter par écrit des opinions, des observations et des recommandations sur le sujet étudié par un comité. Toute personne ou organisme peut faire parvenir un mémoire à un comité, même lorsque la personne ou l'organisme n'a pas eu l'occasion de comparaître devant ce dernier. Les témoins qui comparaissent devant un comité sont encouragés à soumettre un mémoire à l'appui de leur présentation, mais ceci n’est pas obligatoire.

Si les témoins utilisent des notes d’allocutions (même des notes manuscrites), ils sont habituellement priés d’en remettre cinq (5) copies au greffier. Ces copies faciliteront l’interprétation simultanée du témoignage.

De plus, si les témoins souhaitent distribuer aux membres du comité des documents autres qu’un mémoire, ils sont priés d’en remettre plusieurs copies dans les deux langues officielles au greffier lors de leur arrivée à la salle de réunion. Ce dernier confirmera le nombre exact de copies requises et se chargera de la distribution.

Les réunions de comité ont lieu dans différents édifices autour de la Colline du Parlement. Il est recommandé d’arriver en salle de comité au moins quinze (15) minutes avant l’heure d’une comparution. Une pièce d’identité avec photo sera exigée pour passer les contrôles de sécurité. Le greffier accueillera les témoins à la salle de réunion et leur indiquera leur place.

Pour diverses raisons, les comités décident fréquemment d’entendre des témoins par vidéoconférence plutôt que de les rencontrer en personne.  Dans ce cas, les témoins seront invités à se rendre à un édifice (par exemple un hôtel) qui possède l’équipement nécessaire pour une comparution par vidéoconférence et qui se trouve généralement le plus près possible de leur résidence.  Les témoins recevront alors toutes les instructions nécessaires lors de la confirmation de leur comparution.  Une comparution par vidéoconférence a la même valeur, la même portée et les mêmes protections qu’une comparution en personne.

Il arrive qu’un comité voyage à l’extérieur de la région d’Ottawa pour tenir des audiences.  Les témoins seront alors invités à se présenter à l’emplacement de la réunion, habituellement dans un hôtel, pour comparaître devant le comité. Les témoins recevront toutes les informations (lieu, heure et date) lors de la confirmation de leur comparution.

Chaque témoin appelé à comparaître devant un comité peut être tenu de prêter serment ou de faire une déclaration solennelle. Bien que les témoins ne soient pas habituellement assermentés, la décision de les assermenter ou non est laissée à l'entière discrétion du comité. De plus, les témoins ont le droit d’être accompagnés par un conseiller juridique si cela est souhaité. Le conseiller juridique doit toutefois s’en tenir à un rôle strictement consultatif; il ne peut poser des questions ni répondre au nom des témoins.

Un témoignage devant un comité parlementaire est protégé par le privilège parlementaire. Cela signifie qu’aucune action judiciaire ne peut être initiée en rapport avec un témoignage donné formellement devant un comité, que ce soit en personne ou par vidéoconférence. Cette immunité ne s’applique plus si le même témoignage est répété publiquement en dehors d’une réunion parlementaire.

Pour les témoins qui doivent voyager pour leur comparution, le comité rembourse sur demande habituellement les dépenses à un ou deux témoins par organisme. Les témoins qui désirent un remboursement de frais de déplacement et de séjour doivent soumettre une réclamation dans les soixante (60) jours suivant la date de leur comparution.

Le greffier est le principal conseiller du président et de tous les membres du comité en matière d’administration et de procédure parlementaire. Il organise les réunions et convoque les témoins. Le greffier informera le témoin des exigences du comité ainsi que des différentes modalités liées à une comparution. De son côté, l’analyste du comité est le spécialiste du sujet étudié et il est la personne en mesure de répondre aux questions concernant le contenu et l’orientation de l’étude du comité.

Les procès-verbaux des réunions ainsi que la transcription des témoignages sont accessibles sur la page Web du comité. Une transcription non révisée est généralement disponible dans les jours suivant une réunion et disponible en formulant une demande au greffier du comité.