Dans la présente section :

Foire aux questions

Voici des réponses aux questions que vous vous posez peut-être sur :

• Bureau de régie interne
• règlements administratifs du Bureau de régie interne
• rapports Dépenses par député
• états financiers
• rapports de l'Administration de la Chambre des communes

Bureau de régie interne

À quelle fréquence le Bureau se réunit-il?

Le Bureau se réunit à huis clos environ toutes les deux semaines quand la Chambre siège. Les procès-verbaux des réunions du Bureau sont déposés à la Chambre.

Pourquoi le Bureau se réunit-il à huis clos?

Le Bureau se réunit à huis clos parce qu'il est appelé à traiter de sujets confidentiels qui, dans bien des cas, portent sur des questions juridiques, de relations de travail et de sécurité.

 

Règlements administratifs du Bureau de régie interne

En quoi consistent les règlements administratifs du Bureau de régie interne et quel est leur objectif?

Les règlements administratifs du Bureau de régie interne représentent les principaux documents qui régissent la Chambre des communes. Les règlements administratifs et la Loi sur le Parlement du Canada constituent le fondement de toutes les politiques et les lignes directrices concernant les ressources auxquelles les députés ont accès dans l’exercice de leurs fonctions parlementaires.

Le Bureau a pris les règlements administratifs suivants :

1. Le Règlement administratif relatif aux députés
2. Le Règlement administratif relatif aux comités
3. Le Règlement administratif sur la gouvernance et l’administration
4. Les Règles de procédure du Bureau de régie interne

Quel est le rôle du Bureau de régie interne à l’égard des règlements administratifs?

Le Bureau de régie interne est chargé d'établir et d’appliquer les règlements administratifs, les politiques et les lignes directrices qui régissent l’utilisation des fonds, des biens, des services et des locaux fournis aux députés et aux agents supérieurs de la Chambre pour qu'ils s'acquittent de leurs fonctions parlementaires.

Le Bureau délègue à la greffière de la Chambre et à l’Administration de la Chambre la responsabilité de mettre en œuvre ses politiques et programmes ainsi que la gestion quotidienne des ressources de la Chambre.

Quelle est la définition de « fonctions parlementaires »?

Le terme « fonctions parlementaires », à l’égard d’un député, signifie les responsabilités et les activités qui se rattachent à la fonction de député, où qu’elles soient exercées et indépendamment de toute considération partisane, à savoir les activités liées aux délibérations et aux travaux de la Chambre des communes ainsi que celles liées à la représentation de sa circonscription ou des électeurs.

Les activités suivantes menées par un député ne sont pas des fonctions parlementaires :

1. les activités relatives aux intérêts personnels du député ou de sa proche famille;
   
2. les activités relatives à l’administration, à l’organisation et aux communications internes d’un parti politique, y compris les activités liées aux campagnes ou aux congrès à la direction d’un parti, les sollicitations de contributions et les demandes d’adhésion à un parti politique;
   
3. les activités relatives à la réélection du député;
   
4. les activités visant à appuyer ou à critiquer, dans le cadre d’une élection fédérale, provinciale ou municipale ou d’un autre type d’élection locale, un parti politique ou la candidature d’une personne;
5. les activités relatives à des réunions d’associations de circonscription au sens de la Loi électorale du Canada au cours desquelles il est question d’investitures, de commandites ou d’élections ou les activités relatives à la sollicitation de contributions ou d’adhésions.

Rapport Dépenses par député

En quoi consiste le rapport Dépenses par député et où trouve-t-on cette information?

Le rapport Dépenses par député contient des détails sur les dépenses de chaque député, actuel et ancien, par exercice. Les dépenses sont classées en deux catégories : Budgets du député et Ressources fournies par la Chambre des communes.

Le rapport contient également des renseignements détaillés sur les budgets des députés et leur utilisation, et décrit sommairement les ressources que la Chambre fournit aux députés. Le rapport est produit annuellement. Une fois déposé à la Chambre des communes, il est publié sur le site Web du Parlement.

Quand le rapport Dépenses par député est-il déposé à la Chambre des communes?

Le Président de la Chambre des communes dépose chaque année, au nom du Bureau de régie interne, le rapport intitulé Dépenses par député, conformément aux règlements administratifs du Bureau de régie interne. Le dépôt du rapport intitulé Dépenses par député coïncide avec celui des Comptes publics du Canada. Avant le dépôt, chaque député reçoit une copie de son rapport Dépenses par député aux fins d'examen et de validation.

Quels sont les documents sur lesquels s'appuient les dépenses déclarées?

Les dépenses des députés s'appuient sur des reçus qui sont fournis et approuvés par le député. Conformément aux politiques du Conseil du Trésor, il n'est pas nécessaire de fournir des reçus pour les dépenses liées à l'indemnité journalière lors d'un déplacement officiel, au kilométrage fait avec un véhicule personnel, ou au logement privé lors d'un déplacement officiel; ces dépenses sont établies en fonction de l'utilisation déclarée par le député.

Quelles sont les caractéristiques du rapport Dépenses par député?

Les caractéristiques du rapport Dépenses par député incluent :

• Un rapport individuel des dépenses par député et un rapport sommaire des dépenses pour tous les députés.
• Un outil de production de rapport qui permet à l'utilisateur de sélectionner un député ou un groupe de députés par leur nom, leur circonscription, leur province ou territoire ou leur parti.
• Une fonction de survol qui permet à l'utilisateur de lire la description de la catégorie de dépenses à partir du rapport en ligne.
• Une fonction d'impression qui permet d'inclure automatiquement l'explication détaillée de chaque colonne et catégorie de dépenses.

Qu'arrive-t-il si les députés dépassent les budgets qui leur sont alloués en appui à leurs fonctions parlementaires?

Les députés sont personnellement responsables de toutes les dépenses qui dépassent leurs budgets.

Qu'est-ce qui explique les écarts entre les dépenses de certains députés par rapport à d'autres?

Les dépenses déclarées reflètent, dans une certaine mesure, les particularités de la circonscription que chaque député représente. Par exemple, la taille de la circonscription et son éloignement d'Ottawa peuvent influer de façon déterminante sur les dépenses relatives aux déplacements, tandis que le nombre d'électeurs et de foyers dans la circonscription peut influer sur les dépenses relatives à l'impression et aux fournitures de bureau.

Comment sont gérés les budgets des sièges laissés vacants?

Les sièges portant la mention « vacant », suivie du nom de la circonscription, relèvent du whip du parti de l'ancien député, ou du Président de la Chambre dans le cas d'un député indépendant. Cela permet d'assurer les services aux électeurs jusqu'à la date des élections générales ou de l'élection partielle. Avant leur dépôt, les rapports pour les sièges vacants sont remis au whip du parti de l'ancien député ou au Président de la Chambre, le cas échéant.

Quelles sont les ressources fournies aux députés pour qu'ils s'acquittent de leurs fonctions parlementaires?

Pour obtenir plus de renseignements sur les ressources fournies aux députés pour qu'ils s'acquittent de leurs fonctions parlementaires, veuillez consulter la section intitulée Comprendre le rapport.

Qui détermine le salaire des employés des députés?

Les députés sont les employeurs de leurs employés. Ils peuvent recruter, engager, promouvoir ou mettre à pied leurs employés à temps plein ou à temps partiel, et déterminer leurs tâches, leurs heures de travail et la classification de leur poste. Les députés établissent le salaire de leurs employés, plafonné à un maximum annuel qui était fixé à 80 900 $ pendant l'exercice 2011-2012.

À quelles restrictions sont soumis les députés lors de l'embauche d'employés ou de l'attribution de contrats de services?

Les députés ne peuvent pas engager des membres de leur proche famille. Les députés peuvent retenir les services d'entrepreneurs pour faire appel à leurs compétences professionnelles, scientifiques, techniques ou administratives. Entre autres, les députés ne peuvent pas conclure un contrat avec un membre de leur proche famille. Ni les députés ni les membres de leur proche famille ne peuvent tirer profit directement ou indirectement de quelque contrat que ce soit.

Quelle est la définition de la « proche famille » d'un député?

Les membres de la « proche famille » d'un député sont le père, la mère, les frères et sœurs, le conjoint et les enfants du député ainsi que les conjoints et les enfants des enfants du député.

Lors de déplacements liés aux affaires parlementaires, quelles personnes un député peut-il autoriser à voyager?

Un député peut autoriser les personnes suivantes à voyager :

• son voyageur désigné;
• une personne à charge;
• un employé admissible;
• un stagiaire parlementaire.

Personne à charge  : Une personne à charge s'entend d'un enfant de député, y compris un beau-fils ou une belle-fille, un enfant adoptif, un enfant pour lequel le député est nommé tuteur, un enfant en foyer d'accueil, ainsi qu'un enfant de son conjoint, qui dépend financièrement du député pour ce qui est des nécessités de la vie comme la nourriture, le logement, les soins médicaux, les vêtements et l'éducation et qui, selon le cas :

• est âgé de moins de 21 ans; ou
• a entre 21 et 25 ans et fréquente à temps plein un établissement d'enseignement reconnu; ou
• sans égard à son âge, dépend entièrement du député en raison d'une incapacité physique ou mentale.

Voyageur désigné  : S'entend d'un voyageur désigné par le député, à l'exclusion des personnes suivantes :

• ses employés;
• tout député qui n'est pas son conjoint.

Employé admissible : Pour avoir droit aux dispositions relatives aux déplacements des députés, l'employé d’un député ou d’un agent supérieur de la Chambre doit effectuer régulièrement au moins 15 heures de travail rémunéré par semaine. Les députés ne peuvent pas autoriser les employés en disponibilité, les entrepreneurs ou les employés des ministères ou des agences gouvernementales à voyager aux frais de la Chambre des communes.

Stagiaire parlementaire : Diplômé universitaire participant au Programme des stagiaires parlementaires et affecté au bureau d'un député.

Quelles sont les dépenses d'accueil permises?

Les députés peuvent imputer des sommes jusqu'à concurrence de 3 p. 100 du budget de bureau du député pour les dépenses d'accueil (entre 8 541 $ et 10 734 $) liées à leurs fonctions parlementaires, à l'exception des activités partisanes.

Les dépenses d'accueil comprennent ce qui suit :

• les repas du député et de ses invités, lorsqu'il est accompagné d'au moins un invité;
• les billets de repas avec les clubs philanthropiques ou lors d'activités communautaires ou d'autres réunions de nature non partisane;
• la nourriture et les boissons servies pendant des réunions et des activités non partisanes;
• les petits objets souvenirs comme des macarons, des épinglettes, des rubans et des porte-certificats;
• les cadeaux d'une valeur maximale de 100 $ offerts à titre protocolaire afin de souligner la valeur et l'importance d'une personne, d'une activité ou d'une organisation de la circonscription du député ayant contribué de façon positive à la vie de la collectivité, ou à un dirigeant municipal ou à un dignitaire. Les cadeaux ne peuvent pas être offerts aux employés, aux députés en poste ou aux anciens députés, selon des circonstances personnelles ou partisanes, ou aux fins de collecte de fonds pour une tierce partie. Les députés doivent approuver l'achat des cadeaux et fournir de l'information relative aux destinataires et au but des cadeaux.

Quelles sont les dépenses de publicité admissibles?

Les députés peuvent utiliser jusqu'à 10 p. 100 de leur budget de bureau du député pour des dépenses de publicité (entre 28 470 $ et 35 780 $). Ils doivent approuver le contenu de la publicité, en remettre un exemplaire dans la forme de sa publication à l'Administration de la Chambre et approuver la facture. La publicité imprimée doit comporter le nom du député et ses coordonnées.

Les publicités doivent servir à au moins une des fins suivantes :

• faire connaître l'emplacement du bureau du député et ses coordonnées;
• faire connaître l'aide et les services qu'offre le député à tous les électeurs;
• annoncer des réunions liées à l'exercice des fonctions du député dans sa circonscription;
• envoyer des messages de félicitations ou des vœux aux électeurs;
• appuyer les fonctions parlementaires du député, notamment par l'expression d'opinions partisanes ou d'énoncés en faveur d'une cause.

Pourquoi les députés ont-ils besoin d'imprimés pour communiquer avec leurs électeurs?

Dans le cadre de leurs fonctions parlementaires, les députés aiment tenir leurs électeurs au courant des événements importants qui se produisent au Parlement et dans leur circonscription. Ils utilisent divers moyens comme la correspondance, les envois collectifs, les dix-pour-cent, ainsi que d'autres documents imprimés.

États financiers

Quels renseignements figurent dans les états financiers de la Chambre des communes?

Les états financiers de la Chambre des communes sont préparés conformément aux principes comptables généralement reconnus du Canada pour le secteur public. Les états financiers comprennent les documents suivants :

• État de la situation financière au 31 mars;
• État des résultats et de la situation financière nette;
• État de la variation de la dette nette;
• État des flux de trésorerie;
• Notes aux états financiers.

Y a-t-il eu des changements importants dans la préparation des états financiers de 2011-2012?

Oui. La présentation des états financiers a été modifiée afin de l’améliorer et de la standardiser avec celle des autres institutions fédérales. Les modifications suivantes ont été apportées :

• L’état de la situation financière, qui présente maintenant la dette nette, qui constitue un indicateur des sommes nécessaires dans le futur afin de couvrir des opérations et activités passées.
• L’état des résultats et de la situation financière nette présente maintenant le lien entre le coût des opérations de l’année en cours et la variation de la situation financière nette.
• L’état de la variation de la dette nette illustre le lien entre le coût des opérations de l’année en cours et la variation de la dette nette.

Les états financiers de la Chambre des communes font-ils actuellement l'objet d'un audit?

Oui. Un processus concurrentiel permet à la Chambre des communes de retenir les services d'un cabinet comptable indépendant qui examine ses états financiers.

Le Bureau de régie interne croit fermement qu'un audit annuel externe de ses états financiers constitue une composante clé de saines pratiques de gestion.

Un tel audit sert à attester que les états financiers donnent, dans tous leurs aspects significatifs, une image fidèle de la situation financière de la Chambre des communes au 31 mars, ainsi que de ses résultats d'exploitation et de ses flux de trésorerie pour l'exercice clos à cette date.

Que comprend l'audit annuel des états financiers?

L'audit annuel comprend une évaluation des procédés et des contrôles liés à toutes les dépenses déclarées dans les états financiers de la Chambre des communes, notamment celles qui sont engagées par l'Administration de la Chambre, les agents supérieurs de la Chambre et les députés au titre de la Loi sur le Parlement du Canada et des règlements administratifs du Bureau de régie interne.

Quels ont été les résultats de l'audit des états financiers de 2011-2012?

L'audit des états financiers de 2011-2012 a donné lieu à un rapport d'audit sans réserve.

Il s'agit du résultat optimal, car cela veut dire que l'auditeur est convaincu que les états financiers donnent une image fidèle, dans tous les aspects significatifs, de la situation financière de la Chambre des communes ainsi que des résultats de ses opérations et de ses flux de trésorerie.

De plus, les états financiers ne contenaient pas d'erreurs ou ne présentaient aucune irrégularité qui aurait une incidence importante sur les états financiers. Il n'y avait pas non plus d'erreurs qui n'auraient pas été corrigées, d'opérations importantes inhabituelles, ni de lacunes importantes dans la conception, la mise en œuvre ou l'efficacité des mécanismes de contrôle interne relatifs à la production des états financiers, y compris des mécanismes de lutte contre les fraudes.

Les états financiers vérifiés et les résultats de l'audit ont-ils été communiqués et qui a reçu cette information?

Chaque année, les états financiers vérifiés sont remis au Bureau de régie interne. Les résultats de l’audit sont présentés au Secrétariat du Conseil du Trésor ainsi qu'au Bureau du vérificateur général à titre d'information. Les états financiers vérifiés sont affichés sur le site Web du Parlement.

La Chambre des communes est-elle dotée d'un service d'audit interne?

Oui, la Chambre des communes possède un service d'audit interne.

Ce service a pour mandat de fournir une évaluation impartiale des activités de la Chambre des communes au Bureau de régie interne afin qu'il s'assure que l'organisation est gérée avec efficience et efficacité et que l'Administration de la Chambre exerce la diligence requise dans la gestion des risques, des contrôles et des processus de gouvernance.

Le service d'audit interne assure les services suivants :

• audits d'assurance et de la conformité et autres genres de vérifications;
• évaluations et profils des risques;
• évaluation de la pertinence des contrôles;
• évaluation des politiques, des programmes et des initiatives.

Le service d'audit interne est également chargé d'assurer la liaison avec un cabinet comptable indépendant aux fins de l'audit des états financiers de la Chambre des communes.

Le service d'audit interne de la Chambre des communes fait rapport de ses constats et conclusions au Bureau de régie interne et à l'équipe de gestion supérieure de l'Administration de la Chambre.

Rapports de l'Administration de la Chambre des communes

Quels rapports sont préparés par l’Administration de la Chambre des communes?

L’Administration de la Chambre des communes prépare deux rapports auxquels le public a accès : l’Aperçu stratégique et le Rapport aux Canadiens.

1. L’Aperçu stratégique est préparé au début de chaque législature. Il définit les objectifs stratégiques de l’Administration de la Chambre et les grandes initiatives qui se dérouleront au cours de la législature. Il vise à donner une orientation générale aux activités de l’Administration de la Chambre et à établir les objectifs et les initiatives clés.
2. Le Rapport aux Canadiens offre au grand public un compte rendu annuel des activités parlementaires des députés. Il résume également, à partir des priorités énoncées dans l’Aperçu stratégique, les réalisations de l’Administration de la Chambre à l’appui des députés et de l’institution. Il présente aussi un rapport financier et un encart présentant les photos des députés.

Quand l’Aperçu stratégique pour la 41e législature a-t-il été publié?

Le Président a déposé l’Aperçu stratégique pour la 41e législature à la Chambre le 24 septembre 2012. Immédiatement après avoir été déposé, le rapport a été rendu public sur le site Web du Parlement du Canada.

Quelle est la différence entre l’Aperçu stratégique pour la 41e législature et les rapports antérieurs?

Le dernier Aperçu stratégique a été déposé en juin 2009, après les élections générales en vue de la 40e législature. Peu de temps s’étant écoulé entre les 40e et 41e législatures, l’environnement dans lequel l’Administration de la Chambre mène ses activités n’a pas beaucoup changé. Alors que les objectifs stratégiques demeurent pertinents et appropriés pour la 41e législature, les grandes initiatives pour atteindre chaque objectif ont été simplifiées et actualisées afin de tenir compte des engagements de l’Administration de la Chambre pour la législature en cours.

Sur quelle période le Rapport aux Canadiens 2012 porte-il?

Le rapport porte sur la période du 1er avril 2011 au 31 mars 2012.

Les rapports financiers sont-ils inclus dans les rapports de l’Administration de la Chambre des communes?

Oui, le Rapport aux Canadiens comporte un rapport financier. Il présente de l’information sur ce qui suit :

• les dépenses prévues comparativement aux dépenses réelles par autorisation;
• les dépenses prévues comparativement aux dépenses réelles par activité de programme;
• les dépenses réelles par secteur;
• l’augmentation du Budget principal des dépenses par rapport à l’exercice précédent;
• les équivalents temps plein.

Quand le Rapport aux Canadiens 2012 a-t-il été publié?

Le Président a déposé le Rapport aux Canadiens 2012 à la Chambre le 21 novembre 2012. Immédiatement après le dépôt du rapport, il a été rendu public sur le site Web du Parlement du Canada.

Quelle est la différence entre le Rapport aux Canadiens 2012 et les rapports antérieurs?

Sous le thème « Après le scrutin », le rapport porte sur l’élection du printemps 2011 comme toile de fond et il expose les circonstances qui ont donné lieu à l’ouverture de la 41e législature. Le rapport traite aussi, de façon plus générale, de la capacité de l’Administration de la Chambre à prendre des décisions, à s’adapter et à agir efficacement, afin d’appuyer les députés et de soutenir l’institution du Parlement.

Où puis-je consulter l’Aperçu stratégique ou le Rapport aux Canadiens?

Le public peut consulter l’Aperçu stratégique et le Rapport aux Canadiens sur le site Web du Parlement du Canada.

Puis-je obtenir une version imprimée de l’Aperçu stratégique ou du Rapport aux Canadiens?

Conformément à l’engagement de la Chambre des communes envers l’initiative Partenaires pour une Colline verte, un nombre limité d’exemplaires en version imprimée est distribué selon le principe du premier arrivé, premier servi. Pour commander un exemplaire, veuillez téléphoner au 613-996-1554.